Privatlivspolitik for Holbøl foredrags- og idrætsforening

25.04.2018

HFIF’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller

dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte

formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er

relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de

ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
 

Holbøl Foredrags- og idrætsforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger

behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Natalie Staffensen

Adresse: Vandværksvej 10A

CVR: 35354883

Telefonnr.: 25611261

Mail: Holbol.hfif@gmail.com

Website: HF-IF.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:
 

- Almindelige personoplysninger:

a. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,

indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

2) Oplysninger om ledere og trænere:
 

- Almindelige personoplysninger:

a. Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer, e-mailadresse og

fødselsdato

b. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og

bankkontonummer
 

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

a. CPR-nummer

b. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
 

• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og

kursusdeltagelse
 

• Billeder mv. fra specifikt facebook, lagt op på siden for foreningen af dig eller andre i

foreningsregi, f.eks i forbindelse med opvisninger, særlige events eller som

nyhedsformidling fra HFIF
 

• I forhold til børneattester (følsomme personoplysninger) indhentes oplysninger hos politiet,

dog altid med samtykke fra dig.
 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:
 

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger

(interesseafvejningsreglen)
 

• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
 

• Behandling efter lovkrav
 

• Behandling med samtykke
 

Formålene:
 

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning,

gennemførelse og opfølgning

• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

• Levering af varer og ydelser du har bestilt

• Administration af din relation til os
 

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

• Opfyldelse af lovkrav

• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil

denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
 

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne

resultatlister m.v.

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold

til generalforsamling

• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation

i foreningen

• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DBU, DGI

samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med

idrætsaktivitet

• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om

ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitetsog

kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger

også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger

om forældrene

• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
 

Samtykke
 

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end

samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at

behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid

trække det tilbage ved at give os besked om det.
 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv

er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en

forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
 

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn

fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
 

Videregivelse af dine personoplysninger
 

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater

til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til

idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
 

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine

personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet

leder eller træner:
 

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i

overensstemmelse med følgende kriterier:
 

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige

medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
 

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse

med følgende kriterier:
 

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige

medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse

med følgende kriterier:
 

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det

regnskabsår, som bilaget drejer sig om

• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5

år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så

længe de har historisk værdi.
 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler

personoplysninger om dig:
 

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at

henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du på vores hjemmeside www.HF-IF.dk

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger,

undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så

hurtigt som muligt.
 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved

ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende

privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage

meddelelse herom.